従業員と組織の生産性を上げることは、人事担当者の大きなミッションの一つです。現在は、生産性向上に役立つシステムやツールが続々と登場し、さまざまな業務の進行を助けています。
その種類は膨大ですが、自社の業務スタイルや実際に使う従業員に合わせて選定していくことが大切です。生産性アップに役立つ5つのおすすめツールをピックアップしてご紹介します。
コミュニケーションツール「Chatwork」
Chatwork（チャットワーク）は、社内の伝達や連絡、ちょっとした報告に使えるチャットシステムです。メールで送っていた内容も、チャットを活用することで、さらに簡素なやり取りが可能になります。
メールの場合、形式やルールを意識しすぎて遅れが出やすいだけでなく、最悪の場合は送りそびれるということも発生します。Chatworkなら、必要な内容を気軽に書きとめ、相手に届けることができます。
メールのように、送ったつもりで届かないということも少ないです。気軽に送れるということが組織内のコミュニケーションを加速、かつ活発にします。
仕事の生産性には、コミュニケーションの良し悪しも大きく影響しているものです。必要なことを確実にやり取りすることができれば、生産性の低下も防ぐことができます。
必要であれば、ユーザー同士のビデオ通話も可能なため、内容に応じて使い分けることをおすすめします。誰にでも把握しやすいインターフェースも魅力で、新しく加わるメンバーも戸惑うことなく使えます。使い方のレクチャーなどの手間がかからない点もメリットです。
顧客管理システム「Zoho CRM」
インターネットを介した購買活動が活発化したことで、企業が抱える顧客や見込み客の数は増えています。モノが充実している現代においては、唯一無二の商品やサービスを提供している企業はそれほど多くはありません。
つまり、ほとんどの企業に競合があるということです。その環境の中で自社の商品やサービスを消費者に選んでもらうためには、一人ひとりの顧客・見込み客に丁寧に接していくしかありません。
Web上での購買活動、閲覧情報、問い合わせやダウンロードなどあらゆる接点の記録を残しておくことで、個々の顧客にピッタリのアプローチや対応をしていくことができます。
できるだけ詳しい情報を逃すことなく蓄積し、次の接点やアプローチに活かせるのがCRM（顧客管理）システムです。
Zoho CRMは、SNSやメール、電話などのあらゆる媒体で行うお客様とのやり取りを一元的に管理することができます。
情報はリアルタイムに共有されるため、引き継ぎの必要性もなくなります。誰がいつ対応しても、共有された情報をもとにして適切な対応が可能になるのです。
会議ツール「Zoom」
生産性を向上させるために行いたいことの一つに時間短縮が挙げられます。
社内会議のあり方を見直し、無駄な会議を省く取り組みも活発化しました。
しかし、やはり必要な会議やミーティングもあります。会議に出席する人数が多いほど、スケジュール調整は複雑になります。
Zoom（ズーム）は、オンラインで会議やミーティングができるツールです。
たとえば、在宅ワークをしているスタッフも、出張中の上司も、会議に参加することができます。
会議は会議室で！という概念がなくなり、予約や移動時間を気にする必要もなくなります。
使う資料についても、会議を進めながらオンラインの画面で共有できるため、全員分をコピーして配布する準備も要らなくなります。
クライアントとのコンタクトや求職者との面接などにもよく使われています。ユーザー同士の時間と費用を省くことができるのです。
スキルアップサポート「BIZSTEP」
生産性向上には、従業員のスキルアップも欠かせません。人事にとって悩みの種になるのは、従業員ごとにレベルが異なることです。さらに、携わる仕事が違えば、必要とされ、伸ばしてほしいスキルもそれぞれに違っています。
これを解決してくれるのが、eラーニングシステムです。それぞれの従業員が自分に必要なスキルを選択して学ぶことができます。
クラウド型システムのため、いつでもどこでも自分の時間が空いたときに取り組めることも大きなメリットの一つです。
集団研修の際に必要となる準備の多くを省くことができますし、それぞれの従業員が自分の理解度に合わせて受講できるため、着実に必要なスキルを身につけていくことができます。
選択型で、それぞれの進捗を見ることも可能になることで、適材適所の配置にも役立てることができます。
人事業務の一元化「jinjer」
jinjer（ジンジャー）は、多岐に渡る人事業務を一元管理することのできるクラウドシステムです。たとえば、既存社員の勤怠管理や人事評価、労務関連や経費の管理も行えます。
らには、採用管理も可能なため、将来的に社員として迎え入れる可能性のある人材も含めたタレントマネジメントシステムとしての活用も可能です。
個人情報管理、従業員や求職者とのコミュニケーションの記録、それぞれのスキルの把握などフェーズごとに管理するツールが違うと、ただでさえ煩雑な人事業務がさらに大変になります。
システムの導入によって、人事業務の工数を減らすことができれば、重要なコア業務に注力することができるのです。
自社に最適なツールを取り入れて生産性向上！
社内コミュニケーションと顧客管理、会議やミーティング用、従業員のスキルアップと人事業務のためのツールを紹介しましたが、各カテゴリで実にさまざまな種類のシステム・ツールが存在しています。
それぞれに特徴や料金が異なっているため、自社にとって最適なものを選定していくことも生産性を向上させるためには重要なポイントです。