残業削減をすることにより、大幅に人件費を削ることができます。これは、製造業でもサービス業でも、目指すところは同じになります。
とはいえ、漠然と仕事をしているだけでは残業削減を実現するのは難しいでしょう。
そこで、どのようなアイデアで残業削減をしていけばよいでしょうか。残業削減を取り組んでいる事例をいくつか見てみましょう。
会議の時間を短縮して残業削減に成功
残業削減の取り組みの例としては、まず時間に対する考え方があります。いずれの企業でも、残業削減に成功しているところは時間管理を重視していることがわかります。
そこで一つの例を見てみると、ある企業ではリーダーが時間に対する意識を強く持つことで残業削減を成功させました。これは、リーダーが積極的に関与して、残業しないように取り組み、末端の社員にまでその考え方が浸透したことが大きな理由となっているでしょう。
とはいえ、現実には会社内の業務にも様々な問題があり、それぞれの事例に応じて妥当なやり方で乗り越えなければいけませんでした。
し、会社内で事務作業をする場合ならば、各従業員が時間を計測して作業をすることで比較的簡単に時間を短縮することができます。しかしながら、会議の時間を大幅に減らすことはなかなか難しいことです。
なぜかといえば、伝統的に会議をするときに時間を測定することはなく、結論が出るまでだらだらと行うのが習慣となっていたからです。
ですが、あえてそこにメスを入れることで時間短縮を図ることに成功しました。具体的には、会議の時間を厳しく制限し決められた議題に対してタイムスケジュールを組んでいったことです。
これにより、無駄に発言をする人は少なくなり、今までの時間の半分程度で会議を終わらすことに成功しています。会社のリーダーがその気になれば、今まで難しいと思われていたことすら短縮させることは可能になるのです。
明確な目標を持ち時間を短縮した例
残業削減を行ったもう一つの例として、社員にそれぞれ目標を持たせ成功させた事例があります。
目標といっても、何時までに終わらせるという目標だけではありません。それよりも、仕事が終わった後のアフターファイブに予定を入れてしまうことです。これにより、いやでも時間内に仕事を終らせなければならない状況に追い込みました。
この場合、一人の社員だけが予定を入れるのではなく、必ず全員が予定を入れることで統一します。
しかも、1日だけ予定を入れるのではなく、毎日必ず予定を入れるようにすることで、日々残業を減らしていくことに成功したのです。例えば、歯医者の予約を入れたり家族で外食をする予定を入れていきます。
もちろん最初のうちは、勤務時間内に終わらず予定が狂うことも少なくありませんでした。ですが、その度に何がいけなかったかを分析し、明確にすることで結果的に全員が定時で終わらせることに成功したのです。
時間短縮をするにあたり、単に一人一人が急いで仕事をするのではなく適材適所の考え方を利用したことにも注目です。例えば、パソコンにデータ入力をしなければならない場合は、パソコンに数字や文字を打ち込むのが早い人にお願いし、時間短縮を図ったわけです。
パソコンに文字を打ち込むスピードは、人によって全く異なり人によって2倍から3倍の時間差が出てきてしまいます。
それぞれの従業員の個性を考えて、より無駄のない人材を配置したことにより一切残業をしなくすることができたのです。もちろん、残業しなくても黒字の状態が続いていることから、模範的な企業といえるでしょう。
書類の置き方や文字の書き方を工夫
あるコンサルティング会社では、残業削減をするために、時間術を徹底するアイデアを考えました。時間術の知識をそれぞれが応用し、無駄のないように行動し始めたのです。
具体的な例を見ていくと、一つは書類の置き場にあります。大量の書類を処理するときは、机の上に置いてしまうとどこにどの書類があるか分からなくなってしまうことがあります。書類を探すだけなのに、無駄に時間を浪費してしまうこともあるでしょう。
そこであえて、床のスペースを使い床にも書類を置くことにしました。もちろん床に置くといっても、直に置いたわけではなく床にマットを敷いてその上に書類を置けるようにしました。
これにより、大幅に書類を探す時間が削減できただけでなく、椅子から立たずに処理できるため作業効率が非常に高くなったのです。
もう一つの時間術の考え方として、それぞれの社員がメモなどをとるとき独自の記号を使ったことです。
例えば、「ミーティング」という言葉を手帳に書くときは、6文字の文字を記入しなければなりませんが、これを大幅に短縮し英単語の頭文字の「Ｍ」と書くだけで済ませるようにしました。
これにより、文字を記入する際も無駄な時間を削減することができ結果的に残業が大幅に減少することになりました。もちろん、仕事が雑になったわけではなく、質の高い仕事を維持しているのがポイントです。
残業削減のアイデアはシンプル
残業削減は、多くの企業にとってのテーマですが、それを実現するのは時間管理に集約されるといえるでしょう。
まず、アイデアの一つがリーダーが時間管理を意識し、会議の時間を大幅に削減した例があります。
また、それぞれの従業員が得意な仕事を担当することで、ほぼ毎日残業をなくすことに成功した企業もあります。さらには、書類の置き方を工夫して、シンプルにそして大幅に残業時間を減少させたところもあるのです。